Bokningsregler grupper

Information och bokningsregler för grupper.

(förening, församling et, c)

Beställning och bekräftelse
Vid beställning skall du:

  • Uppge gruppens och kontaktpersons kontaktuppgifter.
  • Uppge ankomst- och avresedatum.
  • Uppge antal deltagare
  • Uppge vilka ev. måltider som önskas.
  • Uppge ev. önskemål om aktiviteter
  • Uppge vilka lokalbehoven är.
  • Uppge hur betalning skall ske.
  • Uppge Om ni vill beställa städning eller städa själva.

Hjälmargården bekräftar bokningen skriftligt. (Kontrollera noga så att bekräftelsen stämmer med dina önskemål.) Bokningen är bindande för båda parter först när bokningsavgiften är inbetald på bg 866-1258. Bokningsavgiften är 20 % av totalkostnaden. Bokningsavgiften ingår i totalbeloppet och är alltså ingen extra avgift.

Ankomst och avresa
Rummen/ stugorna står till ert förfogande från kl. 15.00 ankomstdagen. På avresedagen skall rummen/stugorna vara städade och utrymda senast kl.11.00. Vid ankomst skall en deltagarlista med rumsfördelning lämnas till receptionen.

 

Lokaler

Gruppen disponerar endast de lokaler som bokats i förväg.

Lokalerna skall vara städade och utrymda senast kl 15:00 avresedagen om inget annat överenskommits.

Servering
Är servering beställd ska antalet matgäster, önskade serveringstider och ev. allergier meddelas senast sju dagar före ankomst. Det antal som anges en vecka före ankomst är det som minst debiteras.

Städning
Gruppens ledare ansvarar för att rum och lokaler som använts är väl städade. (städmaterial och instruktion finns i respektive rum/stuga.)   Vid otillräcklig städning debiterar vi 400:- per timme som vi efterstädar.   Vi hjälper er gärna med slutstädningen av rum och stugor om ni bokar det i förväg.

Avbokningsavgift

  • Vid avbokning tidigare än 60 dagar före ankomstdagen återbetalas bokningsavgiften med undantag av en expeditionsavgift på 500 kr.
  • Vid avbokning av hel grupp 60 t o m 30 dagar före ankomstdag är beställaren ersättningsskyldig med 20 % av det totala beloppet.
  • Vid avbeställning av hel grupp 29 t o m 15 dagar före ankomstdag är beställaren ersättningsskyldig med 50 % av det totala beloppet.
  • Vid avbeställning av hel grupp 14 t o m 4 dagar före ankomstdag är beställaren er sättningsskyldig med 75 % av det totala beloppet.
  • Vid senare avbeställning än ovan är beställaren ersättningsskyldig med det totala beloppet.

Till och med sju dagar före ankomst accepteras en minskning med 10 % av deltagarantalet i gruppen utan särskild debitering.

Skada
Hjälmargården svarar för dig och dina ägodelar endast om skada vållats av vår personal.
Vid skadegörelse blir gruppen ersättningsskyldig. Hjälmargården har rätt att avvisa de grupper som stör lugn och ordning.

Husdjur
Husdjur är endast tillåtet i vissa rum och stugor. Hundar ska hållas kopplade.

Kvarglömt
Kvarglömda saker och kläder förvaras en månad på Hjälmargården. Därefter skänks de till välgörenhet.

Betalning
Betalning sker vid avfärd kontant eller med kort alternativt via faktura. Vid faktura gäller 20 dagars kredit. Om deltagarna skall betala var för sig måste detta godkännas av Hjälmargården före ankomst

Försäljning
Hjälmargården har ensamrätt på all försäljning (exempelvis godis, böcker etc.) inom området

Validering
Genom att betala in bokningsavgiften accepterar kunden dessa regler i sin helhet.

Ovanstående bokningsregler gäller från och med 2011-01-01

Version 4.1. 2010-12-18

……………..

Sju dagar före ankomst….
För att allt ska fungera väl vid ert besök så gör vi gärna en avstämning med dig via e-post eller telefon sju dagar före ankomst.

Vi vill stämma av:

  • Exakt antal deltagare
  • Ev specialkost
  • Tid för ankomst
  • Tid för avfärd
  • Tider för måltider
  • Om ni vill beställa städning eller städa själva.
  • Rumsfördelning
  • Behov av teknisk utrustning såsom mikrofon, cd, dvd, projektor, overhead.
  • Sänd gärna in hela ert program